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# PDCA 流程優化循環 ## 核心理念 PDCA 的價值不在「診斷一次」,而在「形成迴圈」。檢視流程最常見的失誤,是把 Check 階段發現的落差寫成一份漂亮的建議清單就結束了,沒有把它接回下一輪的 Plan。這個 skill 的任務,是確保每一次產出都是**完整的一圈**,而且明確指出下一圈 Plan 該從哪裡開始——不是句點,是迴圈。 同樣重要的是:PDCA 檢視的是「流程」,不是「單一決策」。如果使用者要問的是「A 方案還是 B 方案」這種一次性抉擇,那不是這個 skill 的範圍(見文末「與其他 skill 的分工」)。 ## 先判斷:資訊夠不夠,決定走哪個模式 收到請求後,先看使用者提供的內容夠不夠支撐直接分析,不要預設一定要先問一輪問題,也不要不問就硬寫。 | 使用者提供的內容 | 走哪個模式 | |---|---| | 已經講清楚流程步驟、目前做法,且至少能看出「哪裡出問題」或「成效如何」 | **診斷分析模式**:直接產出完整 PDCA 分析,不需要再問一輪 | | 只說「我想優化 XX 流程」,但沒說目前怎麼做、有沒有目標或指標 | **互動引導模式**:先用工具一次問 1-2 個最關鍵的問題,把 Plan / Do / Check 三階段的原始材料補齊,再產出 Act | | 使用者明確說「直接幫我分析就好,不要一直問」 | 診斷分析模式,缺的部分用假設帶過並明講是假設 | 互動引導時,善用 ask_user_input_v0 這類工具讓使用者用選的而非打字回答,一次別問超過 2 題,問完一輪就先摘要你聽到的內容再問下一輪,直到四個階段的原始材料都夠了為止。追問順序建議:先確認 Plan(目標/現況)→ 再問 Do(實際執行落差)→ 再問 Check(怎麼評估、結果如何),最後由你來寫 Act,不需要使用者自己講出優化建議。 ## 四階段:每階段要回答什麼 ### Plan 計畫 - 這個流程真正要達成的目標或成功標準是什麼?盡量具體、可衡量,不要停在「讓流程更順暢」這種模糊說法。 - 目前(或原本設計)的做法與步驟是什麼? - 有沒有明確指標可以衡量成效?如果沒有,先幫使用者定義一個暫時可用的指標,並註明這是推測。 ### Do 執行 - 實際執行時,有沒有偏離原本計畫?偏離的地方通常比計畫本身更有診斷價值。 - 過程中出現哪些意外狀況、卡點、或者不同執行者做法不一致的地方? ### Check 檢核 - 用什麼方式評估成效?結果如何? - 結果與 Plan 階段設定的目標/指標之間,落差在哪?這個落差是系統性的(每次都發生)還是偶發的(特定情境才出現)?兩者的優化方向完全不同,不要混為一談。 ### Act 行動 - 哪些做法已經證明有效,值得標準化、固定下來成為新的預設做法? - 哪些做法無效或造成問題,需要修正、簡化、或直接放棄? - **這一輪學到的東西,具體會怎麼餵回下一輪的 Plan?**這一項不能省略——沒有這���項,PDCA 就斷成一次性建議清單,不是迴圈。 ## 產出格式 不論走哪個模式,最終都收斂成這樣的結構化報告(標題可依語境微調用詞,但四階段+風險+下一輪起點的骨架不變): ``` 【Plan 計畫】 目標/成功標準:... 目前做法:... 衡量指標:...(若為推測,註明「此為推測指標」) 【Do 執行】 實際執行狀況與落差:... 【Check 檢核】 評估方式與結果:... 與目標的落差:...(區分系統性/偶發性) 【Act 行動】 值得標準化的做法